Automatinės el. pašto konferencijos

Atnaujinta: 2015-09-16

Automatinės el. pašto konferencijos yra konferencijos, kurių dalyvių (gavėjų) el. pašto adresai yra periodiškai atnaujinami iš įvairių šaltinių pagal nustatytas sąlygas. Tokių konferencijų administratoriui nereikia tvarkyti dalyvių sąrašo - trūkstami dalyviai pridedami, o nereikalingi pašalinami automatiškai.

Dažniausiai kuriamos tokios automatinės el. pašto konferencijos:

  • Automatinės studentų el. pašto konferencijos, pvz., į konferencijos dalyvių sąrašą iš VU studentų duomenų bazės yra įtraukiami visi VU Komunikacijos fakulteto 2010 stojimo metų Informologijos specialybės nuolatinių studijų studentų bakalaurų VU el. pašto adresai;
  • Automatinės darbuotojų el. pašto konferencijos, pvz., į konferencijos dalyvių sąrašą iš VU darbuotojų duomenų bazės yra įtraukiami visi VU Medicinos fakulteto Odontologijos Instituto darbuotojų el. pašto adresai.

Automatinis dalyvių el. pašto adresų atnaujinimas

Atnaujinimo programa iš duomenų bazės ar kito šaltinio gauna dalyvių, kurie atitinka nustatytas sąlygas, el. pašto adresų sąrašą, kuris palyginamas su konferencijos dalyvių el. pašto adresų sąrašu:

  1. trūkstami el. pašto adresai įtraukiami į konferencijos dalyvių sąrašą,
  2. nebereikalingi el. pašto adresai pašalinami iš konferencijos dalyvių sąrašo,
  3. pasikeitus el. pašto adresui, konferencijos dalyvių sąraše senas adresas pakeičiamas naujuoju.

Automatinis dalyvių el. pašto adresų atnaujinimas vyksta 3 kartus per parą:

  • 05.30 val.,
  • 12.30 val.,
  • 17.30 val.,
  • kitu laiku (esant poreikiui).

Po kiekvieno atnaujinimo el. pašto konferencijų administratoriai el. paštu yra informuojami apie jų administruojamų konferencijų dalyvių sąrašuose įvykusius pasikeitimus. Jei pakeitimų nebuvo - pranešimas administratoriui nesiunčiamas.

Duomenų šaltiniai

Šiuo metu el. pašto konferencijų dalyvius galima atnaujinti iš tokių duomenų šaltinių:

  • Oracle duomenų bazių:
  • PostgreSQL duomenų bazių,
  • MySQL/MariaDB duomenų bazių,
  • LDAP direktorijų (pvz., VU LDAP direktorijos),
  • Active Directory direktorijų (pvz., VU Active Directory direktorijos),
  • CSV ir TXT failų esančių:
    • diske,
    • FTP serveryje (anoniminis bei vardinis prisijungimo būdai),
    • HTTP/HTTPS serveryje (be autentifikavimo, paprastas (Basic) bei Digest autentifikavimo būdai),
  • VU Mailman konferencijų naudotojų sąrašų:
    • dalyvių,
    • moderatorių,
    • administratorių,
  • kitų šaltinių (esant poreikiui).

Atnaujinimas iš kelių duomenų šaltinių

Taip pat galima atnaujinti el. pašto konferencijos dalyvius ir iš kelių (skaičius neribotas) skirtingų duomenų šaltinių pagal skirtingas sąlygas - bus įtraukti bent viename iš šaltinių esantys dalyvių el. pašto adresai.

Panaudojimo pavyzdžiai:

  • iš VU studentų duomenų bazės ir VU darbuotojų duomenų bazės (VU doktorantai turi ir studento ir darbuotojo statusą; vieni doktorantai turi užsisakę studentišką paštą, kiti - darbuotojo paštą; studentiški pašto adresai saugomi studentų duomenų bazėje, o darbuotojų pašto adresai - darbuotojų duomenų bazėje; atnaujinant ir iš studentų ir iš darbuotojų duomenų bazių į konferencijos dalyvių sąrašą bus įtraukti visi doktorantų adresai),
  • iš VU darbuotojų duomenų bazės ir LDAP direktorijos (šiuo metu VU darbuotojai gali nurodyti ir ne VU el. pašto adresą, kuris saugomas darbuotojų duomenų bazėje, tačiau pasitaiko, kad darbuotojas pasikeičia adresą, bet jis lieka nepakeistas duomenų bazėje; LDAP direktorijoje saugomi darbuotojų VU el. pašto adresai, jie visada yra teisingi ir veikiantys, tačiau ne visi darbuotojai yra užsisakę VU el. paštą; atnaujinant ir iš darbuotojų duomenų bazės ir iš LDAP direktorijos į konferencijos dalyvių sąrašą bus itraukti visų darbuotojų adresai),
  • iš Studentų duomenų bazės ir konferencijos administratorių sąrašo (jei konferencijos administratorius nori gauti laiškus, ateinančius į studentų konferenciją, tačiau jis nėra studentas ar yra studentas, bet neatitinka išrinkimo sąlygų - kaip papildomą šaltinį galima nurodyti tos konferencijos administratorių sąrašą),
  • iš bet kokių kitų šaltinių kombinacijų.

Jeigų atnaujinimo metu nepavyksta prisijungti prie bent vieno iš konferencijos atnaujinimo šaltinių - tos konferencijos dalyvių atnaujinimas nevykdomas.

Jei tas pats adresas bus išrinktas iš kelių šaltinių - jis į konferencijos dalyvių sąrašą bus įtrauktas tik vieną kartą (dalyvis kelių laiškų kopijų negaus).

Administravimas

Automatinėms el. pašto konferencijoms, kaip ir kitoms el. pašto konferencijoms, padalinio vadovas turi paskirti administratorių. Administratorius keičia el. pašto konferencijos nustatymus, peržiūrėti į konferenciją nusiųstų laiškų archyvus, su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi derina dalyvių atnaujinimo sąlygas.

Kūrimas

Automatinės el. pašto konferencijos kuriamos tokia pat tvarka, kaip ir kitos VU el. pašto konferencijos. El. pašto konferencijos administratorius turi suderinti dalyvių atnaujinimo sąlygas su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi.

Galima padaryti automatinėmis ir jau veikiančias el. pašo konferencijas, tam tereikia suderinti atnaujinimo sąlygas su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi.

Su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi galite susisiekti el. paštu arba tel. +370 5 236 6213.